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WAS VERALTETE RECHTSDATEN WIRKLICH KOSTEN UND WARUM DAS KAUM JEMAND WEISS
DIE FÄLLE SIND LÄNGST ABGESCHLOSSEN. DIE KOSTEN LAUFEN TROTZDEM WEITER.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Einkaufsleiter eines großen deutschen Unternehmens zieht einen Routinebericht über externe Rechtskosten. Was er zu sehen bekommt, lässt ihn aufhorchen. Millionenbeträge an jährlichen Gebühren für eDiscovery- und forensische Datenplattformen, auf denen Verfahrensdaten aus abgeschlossenen Fällen schlummern. Die Fälle sind abgeschlossen, die Untersuchungen längst beendet, aber die Lizenzen laufen munter weiter. Die Rechtsabteilung hat nie Alarm geschlagen, die Finanzabteilung nie nachgefragt. Die Kosten haben sich einfach still und leise in die Kostenbasis eingenistet.
Das ist kein Einzelfall. So funktioniert das System: Verfahrensdaten häufen sich derzeit in fast jedem großen Unternehmen der DACH-Region an. Das Problem sind nicht die Daten an sich, sondern dass niemand die Entscheidung über den Umgang damit trifft. Denn ohne ein rechtssicheres Verfahren kann eine Löschung mehr Risiken erzeugen als sie beseitigt.
Die Verantwortungslücke
Warum das Problem so hartnäckig fortbesteht, erklärt sich aus seiner Struktur.
Die Rechtsabteilung bestellt die Dienstleistung, der Geschäftsbereich zahlt die Rechnung, und der Einkauf weiß nicht, wofür das Geld eigentlich ausgegeben wird. Das Ergebnis ist eine Dauerzahlung, die außerhalb jeder normalen Budgetkontrolle existiert. Nicht weil das so beschlossen wurde, sondern weil niemand am Tisch sitzt, der sie beurteilen kann. Also wird sie Jahr für Jahr beglichen und stillschweigend verlängert.
Die Daten hinter diesen Ausgaben sind so gut wie immer inaktiv: abgeschlossene Rechtsstreitigkeiten, beendete Untersuchungen, regulatorische Verfahren, die vor Jahren zu den Akten gelegt wurden. Die Plattformen, auf denen all das gespeichert ist, wurden für laufende Verfahren konzipiert. Sie sind teuer, und das ändert sich nicht, wenn die eigentliche Arbeit längst getan ist. Da der Preis, Daten auf etablierten eDiscovery-Plattformen zu archivieren, häufig deutlich über dem liegt, was moderne Alternativen kosten, zahlen Unternehmen oft Premiumpreise für Daten, die niemand mehr öffnet.
Genau hier verändert die geordnete Ablösung dieser Systeme die Kostenstruktur. Sobald inaktive Verfahrensdaten als solche identifiziert sind, kann das Unternehmen sie von teuren Plattformen migrieren und die Ausgaben senken, ohne dabei die rechtliche Verteidigbarkeit zu gefährden.
Was die Zahlen zeigen
In der gesamten DACH-Region lagern bei großen Unternehmen erhebliche Mengen inaktiver Verfahrensdaten auf Plattformen, die für laufende Untersuchungen ausgelegt wurden. Die Verfahren dahinter sind längst abgeschlossen, niemand arbeitet mehr daran. Aber die Plattformlizenzen laufen weiter, oft mit erheblichen jährlichen Kosten, und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erstrecken sich noch Jahre in die Zukunft.
Wer nichts tut, zahlt oft mehr als er ahnt.
Dieses Muster wiederholt sich branchenübergreifend: in der Automobilindustrie, im Finanzdienstleistungssektor, in der Fertigungsindustrie. Überall, wo grenzüberschreitende Untersuchungen DSGVO und US-amerikanische Discovery-Pflichten miteinander verbunden haben, lagern heute enorme Mengen inaktiver Daten auf irgendeinem Server, verursachen laufende Kosten und stellen ein reales Datensicherheitsrisiko dar.
Das Datensicherheitsrisiko allein wäre Grund genug zum Handeln. Aber wer zuständig ist, handelt nicht.
„Das sind keine seltenen Ausnahmen. Wer schon einmal ein größeres Regulierungsverfahren durchlaufen hat, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit veraltete Daten, die still und leise Kosten und Risiken produzieren.“
Warum die Rechtsabteilung das Problem nicht löst
Wenn das Problem im Nachhinein so offensichtlich ist, warum hat die Rechtsabteilung es dann nicht längst gelöst? Die Antwort liegt nicht in Trägheit oder Gleichgültigkeit. Es ist eine Kombination aus berechtigter rechtlicher Vorsicht, Prozessrisiken und eingeschränkter Kostentransparenz:
Unsicherheit bei Aufbewahrungspflichten
Kein General Counsel möchte derjenige gewesen sein, der die Löschung von Unterlagen genehmigt hat, die sich später als entscheidend herausstellen. Diese Zurückhaltung ist menschlich nachvollziehbar, und sie hält Daten auf unbestimmte Zeit am Leben.
Migrationsrisiko
Eine Datenmigration ohne zertifiziertes Verfahren schafft rechtliche Angriffsflächen. Wenn der Export im Streitfall nicht verteidigt werden kann, wird aus der Kostensparmaßnahme schnell eine Haftungsfrage.
Niemand hat nachgefragt
Die Kosten sind für die Rechtsabteilung unsichtbar, weil sie die Rechnung nicht direkt bezahlt. Ohne einen konkreten Anstoß besteht kein Handlungsdruck.
Die Lösung ist nicht kompliziert. Sie erfordert jedoch jemanden, der die Verantwortung übernimmt, ein Verfahren, das der Rechtsabteilung die nötige rechtliche Absicherung zum Handeln gibt, und die Gewissheit, dass die Migration korrekt durchgeführt und zertifiziert wurde.
Und die Migration selbst ist unkomplizierter als die meisten vermuten. Sie dauert nur wenige Tage, stützt sich auf eine bewährte Exportmethodik, die vor Gericht und in Prüfungsverfahren standhält, und es geht dabei nichts verloren. Keine Daten, kein Programmieraufwand. Verfahren können jederzeit eingesehen, Prüfungen fortgesetzt und bei Bedarf weitere Daten nachgeladen werden. Durch lückenlose Protokollierung und umfangreiche Tests bietet Nuix eine sichere Datenmigration, die lückenlos dokumentiert und für die rechtliche Zertifizierung vorbereitet ist.
Was die Ablösung alter Rechtsdatenplattformen konkret bewirkt
Bei der geordneten Ablösung alter Rechtsdatenplattformen werden inaktive Verfahrensdaten kontrolliert von teuren, für laufende Fälle konzipierten Systemen abgezogen. Das Verfahren ist klar strukturiert und lässt sich wiederholen: den Umfang der inaktiven Fälle bestimmen, die Daten anhand gesetzlicher Aufbewahrungsfristen klassifizieren, aufzubewahrende Bestände auf kostengünstigere Infrastruktur migrieren, nicht mehr benötigte Daten rechtssicher löschen, den gesamten Prozess zertifizieren. Die Kosteneinsparung tritt sofort ein und hält dauerhaft an.
Bei einer Reduktionsannahme von 70 % erzielen Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Hosting-Kosten für Altdaten. Eine Reduktionsannahme von 80 % bildet einen umfassenderen Ablösungsumfang ab. Unternehmen, die mehrere Systeme ablösen, können Einsparungen im Rahmen einer Reduktionsannahme von bis zu 90 % modellieren.
Hinweis: Die in diesem Beitrag und im Nuix Decommissioning Calculator genannten Kostenreduktionsraten sind ausschließlich illustrative Annahmen für Modellierungszwecke und stellen keine tatsächlichen oder zu erwartenden Kundenergebnisse dar. Die Ergebnisse hängen von den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens ab.
Diese Zahlen spiegeln die Bandbreite der Reduktionsszenarien wider, die der Nuix Decommissioning Calculator auf Basis illustrativer Annahmen modelliert.
Wo Sie anfangen sollten
Der erste Schritt ist denkbar einfach: Schauen Sie sich Ihre externen Rechtsausgaben an und isolieren Sie, was Sie für eDiscovery- und forensische Dienste bei bereits abgeschlossenen Verfahren bezahlen. Finanz- und Einkaufsteams, die diese Zahl erstmals ermitteln, sind regelmäßig überrascht, was dabei zum Vorschein kommt.
Sobald diese Ausgangszahl bekannt ist, stellt sich die nächste Frage fast von selbst: Wie viel lässt sich einsparen, wenn man die dahinterliegenden inaktiven Daten geordnet ablöst? Der Dekommissionierungsrechner von Nuix beantwortet diese Frage in wenigen Minuten. Geben Sie Ihre jährlichen Hosting-Kosten für Altdaten, die Anzahl der Systeme und das Gesamtdatenvolumen ein, und Sie erhalten Einsparpotenziale auf Basis von Reduktionsszenarien mit 70 %, 80 % und 90 % in unter zwei Minuten.
Nutzen Sie den Dekommissionierungsrechner von Nuix und erfahren Sie noch heute, was Ihre abgeschlossenen Verfahren Sie immer noch kosten.